Órganos De Dirección Y Administración
De La Propiedad Horizontal
Asamblea General - Asamblea de Propietarios
v Todos Los propietarios, sus Representantes o Delegados.
v Reunidos con el Quorum y las condiciones previstas en la Ley y en el reglamento de Propiedad Horizontal.
v Todos los propietarios tienen derecho a voz y voto
Funciones Básicas
vNombrar y remover al administrador cuando no hay consejo de administración.
vFijar la remuneración del administrador.
vAprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos.
vNombrar a los miembros del comité de convivencia (ed. De uso residencial).
vAprobar el presupuesto anual
vAprobar las cuotas para las expensas ordinarias y extraordinarias
vIncrementar el fondo de imprevistos.
vElegir y remover los miembros del consejo de administración.
vElegir al revisor fiscal y su suplente.
vAprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
vDecidir la desafectación de bienes comunes no esenciales.
vAutorizar la venta de bienes comunes desafectados.
vDecidir si un bien común es o no esencial.
vDecidir la reconstrucción del edificio.
vDecidir la procedencia de sanciones por incumplimiento de obligaciones (derecho de defensa y debido proceso).
vAprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
vAutorizar la administrador erogaciones con cargo al fondo de imprevistos.
vOtras funciones determinadas en el reglamento de propiedad horizontal.
Otras Funciones
v Autorizar la cuantía del seguro de incendio y terremoto y de los demás seguros que autorice tomar.
v Resolver sobre la ejecución de mejoras útiles y voluntarias en los bienes comunes.
v Tomar decisiones que impliquen sustancial alteración en el goce de los bienes comunes.
v Crear organismos asesores o comités.
v Autorizar actos o contratos que por su naturaleza o cuantía deban ser aprobados.
v Dictar su propio reglamento.
v Autorizar la explotación económica de bienes comunes de acuerdo con las normas urbanísticas y ambientales y decidir el uso de las contraprestaciones económicas.
v Aprobar la planta mínima de personal al servicio del edificio.
v Aprobar el reglamento interno o manual de convivencia.
v Conocer en general de cualquier asunto de interés general no atribuido a otro órgano de administración.
Reuniones:
vOrdinarias
v Extraordinarias
v Por derecho propio
v Segunda convocatoria
v No presenciales
v Convocatoria por escrito
v Quórum: más de la mitad de coeficientes
v Mayoría: mitad más uno de los presentes - excepciones 70 % de coeficientes
Actas
v Contará en ellas lo aprobado en la reunión
v Se elaboraran y darán conocer dentro de los veinte (20) días siguientes a la reunión
v Decisiones: Impugnables dentro de los dos (2) meses siguientes a la reunión
Concejo de Administración
v En edificios o conjuntos de uso comercial o mixto de más de 30 bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos.
v Integración: número impar de 3 o más propietarios o sus delegados
Quórum Y Mayorías
“Deliberará Y Decidirá Válidamente Con La Presencia Y Votos De Las Mayoría De Sus Miembros, Salvo Que El Reglamento De Propiedad Horizontal Estipule Un Quorum Mayor, Con Independencia De Los Coeficientes De Copropiedad.”
Funciones
“Le Corresponderá Tomar Las Determinaciones Necesarias En Orden A Que La Persona Jurídica Cumpla Sus Fines, De Acuerdo Con Lo Previsto En El Reglamento De Propiedad Horizontal.”
Funciones Propuestas
v Dictar su propio reglamento.
v Nombrar y remover al administrador.
v Por delegación de la asamblea nombrar los miembros del comité de convivencia.
v Inspeccionar los trabajos realizados en zonas comunes.
v Exigir la forma de la rendición de cuentas del administrador.
v Autorizar al administrador para contratar profesionales especializados
v Velar por que el administrador inicie las acciones judiciales pertinentes.
v Estudiar los contratos que deba autorizar la asamblea y rendir el informe respectivo.
v Asesorar al administrador cuando éste lo requiera.
v Disponer sobre la cuantía y garantías de manejo y cumplimiento que deba prestar el administrador en caso de no hacerlo la asamblea general.
v Convocar en forma extraordinaria a reunión extraordinaria de asamblea general, por necesidades imprevistas o urgentes.
v Velar por el fiel cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal por parte del administrador, propietarios y ocupantes.
v Rendir a la asamblea un informe sobre su gestión y estado actual del edificio o conjunto.
v Llevar propuestas a la asamblea acerca del reglamento interno y uso de bienes comunes.
v Ejercer las funciones que le delegue o establezca la asamblea
v Planificar y ordenar toda clase de campañas promocionales y publicitarias.
v Planificar y/o autorizar toda clase de eventos de tipo social o cultural que se pretendan realizar en la copropiedad.
v Fijar pautas para la inversión de fondos de la copropiedad.
v Autorizar los contratos que haya de celebrar el administrador por su cuantía o naturaleza.
v Imponer sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias si se le ha asignado esta facultad.
Revisor Fiscal
Obligatoriedad
Artículo 56, ley 675 de 2001, están obligados a tener revisor fiscal las propiedades horizontales de uso comercial o mixto, nombrado por la asamblea general, en esta norma también se establece las inhabilidades del revisor fiscal.
El Revisor Fiscal encierra actividades de vigilancia y control que le permiten a los copropietarios con base en sus pronunciamientos, solicitar de los órganos de administración y gobierno la correcta aplicación de la Ley y el Reglamento. El acto de nombramiento del Revisor Fiscal es una atribución indelegable de la Asamblea de Copropietarios.
Principales funciones del REVISOR FISCAL:
v Emitir opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros.
v Conceptuar si la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la técnica contable.
v Verificar que la correspondencia, los comprobantes de las cuentas, libro de inventarios, actas y de registro de propietarios se lleven y conserven debidamente.
v Identificar si durante el año las operaciones celebradas y registradas en los libros y los actos del Administrador y del Consejo de Administración, se ajustan a las disposiciones legales y reglamentarias:
v Ley 675 de 2.001 o Régimen de Propiedad Horizontal.
v Reglamento de la Copropiedad.
v Decisiones tomadas por la Asamblea de Propietarios y el Presupuesto aprobado por la misma.
v Revisión de todos y cada uno de los contratos firmados por el Administrador y dictaminar si se ajustan a lo ordenado por la Asamblea de Copropietarios.
v Informar oportunamente por escrito, al Consejo de Administracion , de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento y el desarrollo de las distintas actividades de la Copropiedad.
v Evaluar el sistema de control interno.
v Colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control y rendición de los informes a que haya lugar o de terceros que lo soliciten.
v Velar por la salvaguarda y adecuada conservación y utilización de las propiedades y equipos.
v Revisar y firmar las declaraciones tributarias, respuestas a requerimientos y otras certificaciones que requieran la firma del revisor fiscal, de acuerdo con la legislación vigente.
Inhabilidades para ejercer el cargo de Revisor Fiscal en esta clase de edificios o conjuntos:
v Ser propietario o tenedor de cualquier unidad privada ubicada en el edificio donde realizará su función.
v Tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o vínculos comerciales o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos y actuaciones con respecto al administrador o a los miembros de los Consejos de Administración.
v Haber ejercido el cargo como contador o administrador de la copropiedad durante los seis (6) meses anteriores al nombramiento. Tampoco podrá ejercer el cargo como asesor o administrador un año posterior a la renuncia del mismo.
v El Revisor Fiscal en las copropiedades debe cumplir las funciones determinadas en la Ley y especialmente las contempladas en el Código de Comercio. Por tanto, no puede ejercer labores de auditoría, contaduría o teneduría de libros y mucho menos de coadministración, como en algunos conjuntos quieren imponerle mediante delegación de la Asamblea General de Copropietarios.
Administrador
La Delegación Administrativa
Artículo 2163. <mandato nuevo por delegación autorizada>.
“cuando la delegación a determinada persona ha sido autorizada expresamente por el mandante (asamblea-consejo), se constituye entre el mandante y el delegado un nuevo mandato que sólo puede ser revocado por el mandante, y no se extingue por la muerte u otro accidente que sobrevenga al anterior mandatario”
vEs El Representante Legal De La Persona Jurídica.
vElegido Por El Consejo De Administración Cuando Exista.
vPor El Período Determinado En El Reglamento De Propiedad Horizontal.
Contrato Del Administrador
vPersona Natural
vPersona Jurídica
vEmpresas Unipersonales
v Empresas Comerciales: Nacionales O Extranjeras
v Asociaciones De Propietarios
v Cooperativas
v Otros.
Funciones Básicas
Facultades de Ejecución, Conservación, Representación y Recaudo:
v Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias y extraordinarias.
v Someter a aprobación el inventario y balance general de cuentas.
v Someter a aprobación el presupuesto de gastos e ingresos, incluyendo las primas de seguros.
v Llevar bajo su dependencia responsabilidad los libros de actas de asamblea, registro de propietarios y residentes y la correspondencia.
v Poner en conocimiento de los propietarios y residentes las actas de la asamblea y del consejo de administración.
v Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio.
v Administrar con diligencia y cuidado los bienes comunes desafectados y destinarlos a los fines autorizados.
v Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de acuerdo con el reglamento y las decisiones de la asamblea.
v Cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general cualquier obligación pecuniaria a cargo de los propietarios u ocupantes, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna
v Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal, e inscribir todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
v Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales cuando se requiera.
v Notificar a los propietarios de bienes privados de las sanciones impuestas en su contra.
v Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones, una vez se encuentren ejecutoriadas.
v Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración.
v Las demás previstas en el reglamento o que defina la asamblea.
Funciones Propuestas
v Contratar y mantener vigentes los seguros exigidos por la ley y la asamblea.
v Contratar el personal necesario para la vigilancia, aseo y mantenimiento de los bienes comunes.
v Presentar informes al consejo de administración y a la asamblea.
v Tomar las medidas necesarias que demanden la existencia, seguridad, integridad y salubridad de los bienes comunes y los ocupantes del edificio.
Responsabilidad Del Administrador
Los Administradores Responderán Por Los Perjuicios Que Por Dolo, Culpa Leve O Grave, Ocasionen A La Persona Jurídica, A Los Propietarios O A Terceros. Se Presumirá La Culpa Leve Del Administrador En Los Casos De Incumplimiento O Extralimitación De Sus Funciones, Violación De La Ley O Del Reglamento De Propiedad Horizontal.
¿Los Administradores Son Empleados de Dirección, Confianza y Manejo?
Opinamos Que Sí, Cuando Son Personas Naturales, Por Estar Ubicado En Un Nivel De Responsabilidad Mando Y Manejo, Además Por Que Tiende A Representar Al Empleador. (Art 50 Ley 675 De 2001).
Deberes De Los Miembros De La Administración
vObrar de buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios, sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad y teniendo en cuenta los intereses de los asociados.
vRealizar los esfuerzos conducentes a un adecuado desarrollo de la persona jurídica.
vVelar por el estricto cumplimiento de las obligaciones legales y del reglamento de propiedad horizontal.
vPermitir la función de la revisoría fiscal.
vAbstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
vDar trato equitativo y respetar el derecho de inspección de los propietarios y tenedores a cualquier título.
vAbstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en actos respecto de los cuales haya conflicto de intereses.
Responsabilidad de los Miembros de Administración
vResponderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la copropiedad, a los propietarios o a terceros.
vNo estarán sujetos a tal responsabilidad quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión, o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.
vEn los casos de incumplimiento, extralimitación de funciones, violación de la ley o los estatutos, se presume la culpa del administrador
Comité Convivencia: Debido Proceso
v Solución de Conflictos
v Comité de Convivencia
v Mecanismos Alternos: Conciliación - Amigable Componedor, Etc
v Autoridad Judicial
Aplicados a la Ley
vComité De Convivencia
vConciliación
vArbitraje
vAmigable Composición
Comité de Convivencia
vTres miembros mínimos
vNúmero impar
vAmigables componedores
vProponer fórmulas de arreglo
vNo juzga
vNo impone sanciones
vEs ad-honorem
vLos acuerdos equivalen a transacción
vSobre temas surgidos de la interpretación de la ley y los reglamentos
Comités de Convivencia – Conformación
v Conformación por tres o más miembros
v Siempre debe ser número impar
v Miembros elegidos por la asamblea general
v Puede ser delegada la elección al consejo de administración o junta administradora si la hay.
v Miembros elegidos para período de un año
Perfil Miembros
vCarisma
vVocación
vContar Con Tiempo
vCapacitación En Solución De Conflictos
Prohibiciones
v En ningún caso podrá imponer sanciones
Procedimiento
Proponemos:
vUbicación
vOrganigrama
vDirector , Líder o Presidente
vSecretario
Comités de Convivencia- Solicitud
vVerbalmente
vPor escrito
vPor otros medios de comunicación ( Correo Electrónico)
vPor convocatoria de cualquier órgano de Administración y/o Fiscalización.
Comités de Convivencia – Competencia
vLimite desde el punto de alcance del conflicto
vEn Razón de la Aplicación o interpretación del reglamento de P.H.
vEn Razón de la Aplicación o interpretación de la Ley 675 de 2001
Conflictos Entre:
v Propietarios o tenedores del edificio, conjunto, copropiedad
v Entre residentes (sent. C-318-2002 corte constitucional)
v Entre los anteriores vs. El administrador
v Entre los anteriores vs. El consejo de administración
v Entre los anteriores vs. Órgano de control
v Entre los anteriores vs. Cualquier órgano de administración
v La convocatoria y actuación del comité de convivencia no limita la competencia de las autoridades jurisdiccionales (civiles , penales, laborales, administrativas, policía, ambientales otras).
Acuerdos ante el Comité de Convivencia
vEquivalen a transacciones extrajudiciales
v Son contratos: opinamos que en razón al principio de confidencialidad de la conciliación, lo que allí se confiese no puede ser tenido como prueba.
v En el acta solo debe quedar el acuerdo
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